Prozessoptimierung und KI: erst aufräumen, dann automatisieren
Wir nehmen Ihre Kernabläufe von Anfang bis Ende auf, finden Engpässe, Doppelarbeit und Medienbrüche und zeigen, wo Digitalisierung und KI sich wirklich rechnen. Sie erhalten eine priorisierte Maßnahmenliste mit Quick Wins.
Kurz gesagt
- Für wen
- KMU, Handwerk, Produktion, Handel und landwirtschaftliche Betriebe mit gewachsenen, oft papierbasierten Abläufen.
- Was wir prüfen
- Abläufe von Anfang bis Ende, Zeit, Kosten, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Datenflüsse.
- Ergebnis
- Eine priorisierte Maßnahmenliste mit Quick Wins und den Stellen, an denen Automatisierung und KI sinnvoll sind.
- Grundsatz
- Ineffiziente Prozesse zu digitalisieren, ergibt ineffiziente digitale Prozesse. Deshalb kommt das Aufräumen zuerst.
- Kosten
- Umfang und Festpreis legen wir nach dem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam fest.
Drei Warnsignale für analoge Schulden
KI scheitert im Mittelstand selten an der Technik. Sie scheitert an Daten, die auf Papier, in Fahrzeugen oder in einzelnen Köpfen stecken.
Bevor wir über Algorithmen sprechen, prüfen wir deshalb, ob diese Hürden in Ihrem Betrieb existieren. Jede davon kostet heute schon Zeit und Geld, mit oder ohne KI.
Die drei Warnsignale
- Das Handschuhfach-Silo
- Lieferscheine, Tankbelege und Stundenzettel liegen im Fahrzeug statt in einer Datenbank.
- Die Excel-Falle
- Daten werden von Hand vom Papier in Tabellen übertragen. Zahlendreher sind programmiert.
- Kopfmonopole
- Prozesswissen existiert nur in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter und ist nirgends dokumentiert.
Das 3-Phasen-Modell: vom Papier zur KI
Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Wer eine überspringt, digitalisiert das Chaos.
- Phase 1: Das digitale FundamentStatus quo aufnehmen, Datenerfassung digitalisieren und Daten dort erfassen, wo sie entstehen, etwa per Tablet auf der Baustelle oder im Stall.
- Phase 2: Prozesse und VernetzungAbläufe verschlanken, Systeme verbinden und einen zentralen Datenort schaffen, auf den alle zugreifen.
- Phase 3: KI und WachstumErst jetzt übernehmen Automatisierung und KI Routinearbeit und liefern Grundlagen für bessere Entscheidungen.
Was ein Prozessaudit liefert
Kein dickes Gutachten, sondern Grundlagen für Entscheidungen, die Sie in den nächsten Wochen umsetzen können.
- Ihre Kernprozesse auf einen Blick
Vom Auftrag bis zur Rechnung, mit Schnittstellen, Verantwortlichen und den Stellen, an denen Daten den Weg wechseln.
- Engpässe und Verschwendung
Wo Zeit, Geld und Nerven verloren gehen: Wartezeiten, Doppelerfassung, Rückfragen, Suchaufwand.
- Priorisierte Maßnahmen
Sortiert nach Wirkung und Aufwand, mit Quick Wins für die ersten Wochen und klaren Zuständigkeiten.
- Ehrliche KI-Potenziale
Wo Automatisierung und KI tatsächlich helfen, welche Voraussetzungen noch fehlen und wo sich KI nicht lohnt.
So läuft die Zusammenarbeit
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Wir klären, welche Abläufe Sie am meisten Zeit kosten und welcher Umfang sinnvoll ist.
Prozessaufnahme vor Ort
Wir gehen die Abläufe mit den Menschen durch, die sie täglich machen: vom Auftragseingang bis zur Rechnung, vom Lieferschein bis zur Buchhaltung.
Analyse
Engpässe, Doppelarbeit, Medienbrüche und Kopfmonopole werden sichtbar und bewertet.
Maßnahmenplan
Priorisiert, mit Quick Wins und einem Fahrplan für Digitalisierung und KI, der zu Ihrem Betrieb und Budget passt.
Umsetzung begleiten
Auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung, schulen Ihr Team und bauen internes Know-how auf, damit Sie unabhängig bleiben.
„Bevor Algorithmen Muster erkennen können, muss das Unternehmen Prozesshygiene betreiben. Das Fundament entscheidet über den Erfolg.“
Fragen zu Prozessen und KI
Für einen ersten Überblick an einem Tag eignet sich auch unser Zukunftscheck.
Brauchen wir für KI zuerst neue Software?
Meistens nicht. Zuerst müssen Daten digital und strukturiert vorliegen und die Abläufe klar sein. Oft reichen vorhandene Systeme, wenn sie sauber verbunden sind. Neue Software lohnt sich erst, wenn klar ist, welchen Engpass sie löst.
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen ihr Medium wechseln, etwa vom Papier in eine Excel-Tabelle oder von der E-Mail ins Warenwirtschaftssystem. Jeder Bruch kostet Zeit und erzeugt Fehler wie Zahlendreher.
Was bedeutet „Single Source of Truth“?
Ein zentraler Datenort, auf den alle zugreifen, statt mehrerer Listen mit unterschiedlichen Ständen. Er ist die Voraussetzung dafür, dass Automatisierung und KI verlässliche Ergebnisse liefern.
Wie lange dauert ein Prozessaudit?
Das hängt davon ab, wie viele Kernprozesse wir betrachten. Umfang, Dauer und Festpreis legen wir nach dem Erstgespräch gemeinsam fest, damit Sie vorher wissen, worauf Sie sich einlassen.
Für welche Betriebe lohnt sich ein Prozessaudit?
Für Betriebe, in denen Belege noch auf Papier wandern, Daten mehrfach erfasst werden oder wichtiges Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt. Das trifft auf viele Familienbetriebe in Handwerk, Produktion, Handel und Landwirtschaft zu.