Kurz gesagt: Damit Ihr Betrieb bei einem plötzlichen Ausfall weiterläuft, muss dreierlei geregelt sein: wer für Sie unterschreiben und zahlen darf, wer das Tagesgeschäft führt und was im Todesfall geschieht. Der Notfallkoffer bündelt die nötigen Vollmachten, Verfügungen und Verträge mit allem, was Ihre Vertretung wissen muss.

Warum der Betrieb ohne Regelung stillsteht

Viele Inhaber verlassen sich darauf, dass im Ernstfall Ehepartner oder Kinder einspringen. Ohne Vollmacht können Angehörige aber nichts verbindlich für Sie erklären. Ehegatten dürfen sich seit 2023 nur in Gesundheitsfragen vertreten, und das höchstens sechs Monate lang (§ 1358 BGB).

Für den Betrieb heißt das: Niemand darf Überweisungen freigeben, Löhne anweisen oder Angebote unterschreiben. Können Sie nicht mehr selbst entscheiden, bestellt das Betreuungsgericht einen rechtlichen Betreuer. Für viele Schritte, etwa den Verkauf von Grundstücken oder Gesellschaftsanteilen, braucht er zusätzlich die Genehmigung des Gerichts (§§ 1814, 1850, 1852 BGB).

Das betrifft nicht nur Ältere. Das Institut für Mittelstandsforschung Bonn schätzt, dass binnen fünf Jahren rund 5 Prozent aller Selbstständigen wegen Krankheit oder Tod aus der Geschäftsführung ausscheiden, gezählt nur bei Inhabern unter 62 Jahren. Und Anfragen von Betreuungsgerichten beim Zentralen Vorsorgeregister bleiben meist ohne Treffer: 2025 fand sich nur bei rund 6 Prozent von 162.673 Anfragen eine registrierte Vollmacht oder Verfügung.

Wie schnell eine Familie unter Druck gerät, zeigt unser Fallbeispiel aus Nordrhein-Westfalen: Nach einer Alzheimer-Diagnose musste die Hofnachfolge plötzlich geregelt werden, solange der Vater seinen Willen noch äußern konnte. Für Vollmachten gilt dasselbe: Erteilen kann sie nur, wer geschäftsfähig ist.

Was in den Notfallkoffer gehört

Als Gerüst eignet sich das kostenlose Notfall-Handbuch der IHKs mit Checklisten und Formularen. Die wichtigsten Bausteine:

1. Vorsorgevollmacht und Unternehmervollmacht

Mit einer Vorsorgevollmacht bestimmen Sie eine Vertrauensperson, die handelt, wenn Sie selbst nicht mehr entscheiden können. Das Bundesjustizministerium bietet dafür ein Formular an. Für den Betrieb kommt eine Unternehmervollmacht hinzu, also eine Vollmacht nur für die betrieblichen Angelegenheiten.

Betreiben Sie ein Handelsgewerbe oder sind Sie an einer OHG, KG oder GmbH beteiligt, hält das Ministerium eine notarielle Beurkundung für sinnvoll. Für Anmeldungen zum Handelsregister ist eine öffentlich beglaubigte Vollmacht ohnehin nötig. Klären Sie mit dem Notar drei Punkte:

  • Über den Tod hinaus: So kann Ihre Vertretung weiterhandeln, bis die Erben mit Erbschein, dem gerichtlichen Zeugnis über ihr Erbrecht, oder Testament übernehmen können.
  • Ohne Bedingung: Steht in der Vollmacht „gilt erst, wenn ich geschäftsunfähig bin“, muss Ihre Vertretung das bei jedem Einsatz nachweisen.
  • Mit Ersatzperson: Eine zweite bevollmächtigte Person springt ein, wenn die erste verhindert ist.

2. Bankvollmachten

Zusätzlich rät das Ministerium zu einer Konto- und Depotvollmacht auf dem Vordruck der Bank, erteilt in der Filiale gemeinsam mit der bevollmächtigten Person. Der Vordruck berechtigt sie, einen eigenen Online-Banking-Zugang zu beantragen. Das ist besser, als Ihre PIN weiterzugeben. Denken Sie an jedes Konto, über das Löhne und Rechnungen laufen.

3. Stellvertretung im Betrieb

Legen Sie fest, wer das Tagesgeschäft führt und was diese Person allein entscheiden darf. Kaufleute können eine Prokura erteilen, eine weitreichende, im Handelsregister eingetragene Vollmacht. Sie erlischt nicht mit dem Tod des Inhabers (§ 52 HGB).

Bei einer GmbH kann nur Geschäftsführer sein, wer unbeschränkt geschäftsfähig ist (§ 6 GmbHG). Sind Sie Gesellschafter und einziger Geschäftsführer, braucht eine Vertrauensperson eine Stimmrechtsvollmacht, damit die Gesellschafterversammlung einen neuen Geschäftsführer bestellen kann. Schreiben Sie auch auf, welche Kunden, Abläufe und Fristen an Ihnen hängen. Wie das gelingt, zeigt unser Beitrag Wissen sichern bei der Nachfolge.

4. Gesellschaftsvertrag prüfen

Was beim Ausfall oder Tod eines Gesellschafters passiert, regelt der Gesellschaftsvertrag, sonst das Gesetz. In einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) scheidet ein verstorbener Gesellschafter dann aus. Seine Erben können eine Abfindung nach dem Wert des Anteils verlangen, die dem Betrieb Liquidität entzieht (§§ 723, 728 BGB). Lassen Sie von Notar oder Fachanwalt prüfen, ob der Vertrag Bevollmächtigte zulässt und zu Ihrem Testament passt.

5. Testament oder Erbvertrag

Ohne Testament gilt die gesetzliche Erbfolge, und mehrere Erben verwalten den Nachlass gemeinschaftlich, bei einem Einzelunternehmen also auch den Betrieb (§ 2038 BGB). Ein eigenhändiges Testament muss vollständig von Hand geschrieben und unterschrieben sein (§ 2247 BGB). Ein Erbvertrag, also eine vertraglich bindende Nachlassregelung, entsteht nur beim Notar (§ 2276 BGB). Ein handschriftliches Testament können Sie beim Amtsgericht in amtliche Verwahrung geben (§ 2248 BGB). Dann ist es im Zentralen Testamentsregister erfasst, und das Nachlassgericht erfährt im Sterbefall davon.

6. Patientenverfügung und Betreuungsverfügung

In der Patientenverfügung legen Sie schriftlich fest, welche medizinischen Maßnahmen Sie in bestimmten Situationen wünschen oder ablehnen (§ 1827 BGB). Das Ministerium bietet dafür Textbausteine an. In der Betreuungsverfügung bestimmen Sie, wen das Gericht als Betreuer bestellen soll, falls doch einer nötig wird.

7. Zugänge und digitale Konten

E-Mail, Online-Banking, Steuerportale, Buchhaltung, Website: Das Ministerium rät, Zugangsdaten zu dokumentieren, regelmäßig zu aktualisieren und so aufzubewahren, dass die bevollmächtigte Person sie findet. Praktisch ist ein Passwort-Manager mit Notfallzugang für eine Vertrauensperson.

8. Verträge und Ansprechpartner

Notieren Sie Steuerberater, Notar, Anwalt, Bank, Versicherungen und die wichtigsten Kunden und Lieferanten. Dazu gehört eine Übersicht über Miet-, Pacht-, Leasing- und Kreditverträge, Bürgschaften und Fristen, jeweils mit dem Ablageort des Originals.

Aufbewahren, informieren, aktualisieren

Wo er liegt: Eine Vollmacht hilft nur, wenn die bevollmächtigte Person das Original vorlegen kann. Bewahren Sie die Originale an einem sicheren Ort auf, den Ihre Vertrauensperson kennt, oder geben Sie sie ihr gleich mit. Ein Bankschließfach taugt nur, wenn sie dafür selbst eine Vollmacht hat. Registrieren Sie die Vorsorgevollmacht im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer, bei dem Betreuungsgerichte und seit 2023 auch Ärzte nachfragen. Online kostet das mit einer Vertrauensperson 24 Euro per Lastschrift.

Wer davon weiß: Ihre Bevollmächtigten, Ihre Familie, Ihre Vertretung im Betrieb und Ihr Steuerberater. Gehen Sie die Punkte mit ihnen durch. Aus der Begleitung von Familien wissen wir: Schwierig ist selten das Formular, sondern die Frage, wem man die Entscheidung anvertraut.

Wie oft Sie ihn prüfen: Mindestens einmal im Jahr, empfiehlt etwa die IHK Hannover, und nach jeder größeren Veränderung wie Heirat, neuer Geschäftsführung, neuer Bank oder neuen Passwörtern.

Was auf Höfen dazukommt

  • Höfeordnung: Sie gilt in Hamburg, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und Schleswig-Holstein für Höfe, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Der Hof fällt dann einem einzigen Hoferben zu (§ 4 HöfeO). Ohne Testament oder Übergabevertrag ist unter den Kindern zuerst dasjenige berufen, dem Sie die Bewirtschaftung auf Dauer übertragen haben (§ 6 HöfeO). Ob die Höfeordnung gilt, klärt Ihr Notar.
  • Betriebshilfe: Fallen Sie wegen Krankheit, Unfall oder Krankenhausaufenthalt aus, kann die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG) unter bestimmten Voraussetzungen eine Ersatzkraft stellen. Beantragen Sie sie vor dem Einsatz, ein Anruf genügt zunächst. Die Ersatzkraft übernimmt die Arbeit, nicht die Entscheidungen.
  • Fristen: Der Sammelantrag für die Agrarförderung muss bis zum 15. Mai eingereicht sein (§ 6 GAPInVeKoSG). Wer zu spät einreicht, muss mit Kürzungen rechnen, ab einem bestimmten Zeitpunkt wird der Antrag abgelehnt (§ 46 GAPInVeKoSV). Ihre Vertretung braucht also Zugang zum Förderportal Ihres Landes und, wenn Sie Tiere halten, zur Tierdatenbank HI-Tier.

Eine eigene Vorlage für Höfe ist die „Checkliste Notfall“ der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft. Wie wir Höfe bei der Übergabe begleiten, lesen Sie auf der Seite Hofnachfolge.

Checkliste: Ist Ihr Notfallkoffer vollständig?

Beantworten Sie ehrlich mit Ja oder Nein:

  1. Gibt es eine Vorsorgevollmacht über den Tod hinaus und eine Ersatzperson?
  2. Hat der Betrieb eine Unternehmervollmacht oder eine Prokura?
  3. Gibt es für jedes Konto eine Bankvollmacht auf dem Vordruck der Bank?
  4. Ist geregelt, wer das Tagesgeschäft führt, Löhne freigibt und Verträge unterschreibt?
  5. Passen Gesellschaftsvertrag, Testament und ein etwaiger Ehevertrag zusammen?
  6. Liegen Patientenverfügung und Betreuungsverfügung vor?
  7. Sind Zugangsdaten dokumentiert und für eine Vertrauensperson erreichbar?
  8. Gibt es eine aktuelle Liste mit Verträgen, Fristen und Ansprechpartnern?
  9. Wissen Ihre Vertrauenspersonen, wo der Notfallkoffer liegt?
  10. Nur für Höfe: Ist geklärt, ob die Höfeordnung gilt und wer den Sammelantrag stellt?

Jedes Nein ist ein Auftrag. Beginnen Sie mit den Vollmachten: Erteilen können Sie sie nur, solange Sie selbst entscheiden können.

Häufige Fragen

Darf mein Ehepartner im Notfall für mich und den Betrieb entscheiden?

Nur in Gesundheitsfragen, etwa bei der Einwilligung in eine Behandlung, und höchstens sechs Monate lang (§ 1358 BGB). Konten, Geschäftsverträge und andere Vermögensangelegenheiten sind nicht erfasst. Für getrennt Lebende und für Paare ohne Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft gilt es nicht. Für den Betrieb brauchen Sie eine Vollmacht.

Reicht das Vollmachtsformular des Bundesjustizministeriums auch für den Betrieb?

Für Privates ist es ein guter Anfang. Bei einem Handelsgewerbe oder einer Beteiligung an OHG, KG oder GmbH hält das Ministerium eine notarielle Beurkundung für sinnvoll. Lassen Sie Umfang und Form vom Notar prüfen.

Wen sollte ich bevollmächtigen?

Nur Menschen, denen Sie vorbehaltlos vertrauen. Sie können Aufgaben verteilen, etwa eine Person für den Betrieb und eine für Privates, und für wichtige Geschäfte festlegen, dass zwei nur gemeinsam handeln. Prüfen Sie Ihre Wahl in regelmäßigen Abständen.

Wer soll entscheiden, wenn Sie es nicht können? Im kostenlosen und vertraulichen Erstgespräch von 30 Minuten sortieren wir mit Ihnen, was geregelt ist, was fehlt und was Sie mit Notar und Steuerberater klären sollten.

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Quellen und Vorlagen

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie wir Familien bei der Nachfolge begleiten, lesen Sie auf der Seite Unternehmensnachfolge.